Přehled zjištěných nedostatků

V průběhu přípravy stanov bylo nutné nastudovat mnoho informací o zákonných, finančních a organizačních pravidlech fungování SVJ. Přitom byly zjištěny různé nedostatky. Týkají se správy majetku zajišťované výborem našeho Společenství vlastníků jednotek domu č.p. 2680 - 2683 v ulici Jasmínová (IČO 271 18 657). Zjištění budou nejprve konzultovány s právníky a ekonomy. Následně bude na této stránce zveřejněn a doplňován jejich přehled.

≡ NEoprávněné výkopové práce na pozemku

Z konzultace se soudním znalcem pro oblast nemovitostí bylo zjištěno, že mohla být porušena práva vlastníka pozemku, kterým je naše SVJ. Jak bylo uvedeno na letošním shromáždění, proběhla v roce 2015 rekonstrukce teplovodu, který prochází přes západní nezastavěnou část pozemku patřícího našemu SVJ. K tomu byla zjištěna tato fakta:
- ve smlouvě o převodu pozemku na SVJ není uvedeno žádné věcné břemeno,
- v katastru nemovistostí není u našeho pozemku uvedeno žádné věcné břemeno,
- výkopové práce na pozemku našeho SVJ proto vůbec neměly být zahájeny,
- není známo, zda výbor našeho SVJ v této věci přijal nějaké usnesení a
- není známo, zda za nás někdo dal souhlas k výkopům na pozemku SVJ.

Problém má bohužel negativní finanční souvislosti:
- SVJ bylo kvůli výkopům údajně "nuceno" na vlastní náklady pokácet stromy,
- za pokácení stromů prý bylo z účtu SVJ uhrazeno mezi 20.000,- až 30.000,- Kč,
- k teplovodu asi nebyla uzavřena smlouva o věcném břemenu na majetku SVJ,
- před souhlasem s výkopovými pracemi asi nedošlo k ocenění věcného břemena a
- naše SVJ asi přišlo o zajímavý příjem plynoucí ze smlouvy o věcném břemenu.

V podobném případě inkasovalo blízké sídliště Na Groši několik set tisíc Kč. Už vůbec nebylo nuceno zajišťovat na své náklady přípravu pozemku. To si vlastník teplovodu zajistil zcela sám. V našem případě jsme zřejmě naopak přišli o desítky tisíc Kč !!! Jedná se o výdaje za přípravu pozemku a nerealizované příjmy za věcné břemeno.

Jak to opravdu bylo se souhlasem, výdaji a příjmy souvisejícími s rekonstrukcí teplovodu se dovíme začátkem listopadu. Výbor SVJ má odpovědět na žádost o informace podanou Ing. Skopcem k rekonstrukci teplovodu.

≡ NEkvalitní řízení činnosti výboru

Nahlédnutím do stanov našeho SVJ lze zjistit, že výbor porušuje pravidla platná pro svou činnost. Ze stanov totiž plyne následující organizace práce výboru:
- rozhodnutí výboru musí být prováděna výhradně na jeho regulérním jednání,
- jednání ke každému bodu programu má začínat shrnutím dostupných informací,
- ke každému bodu programu má být umožněna diskuze přítomných členů výboru,
- má-li být k dané věci rozhodnuto, pak musí být formulován návrh usnesení,
- o tomto usnesení musí být hlasováno, kde každý člen výboru má 1 hlas,
- zápis z jednání výboru musí obsahovat náležitosti určené stanovami (viz níže),
- daná zakázka smí být předsedou objednána až po jejím schválení výborem a
- nemá-li být na daném jednání o věci rozhodnuto, má být v zápise uveden další postup (např. úkoly členů výboru).

Tato organizace činnosti výboru vyplývá z 8. bodu 6. článku našich platných stanov:

Porovnáním znění stanov se zápisy výboru lze snadno zjistit, že v roce 2016 výbor ještě nerozhodl v žádné záležitosti, neboť v zápisech se nenajde text žádného usnesení ani žádné informace jak o něm hlasovali jednotliví členové výboru ani text případných námitek k přijatému snesení.

Z pěti letošních zápisů výboru tak mohou vyplývat tyto skutečnosti:
- buď jsou jednání výboru jen diskuzním klubem, kde nejsou přijímána žádná rozhodnutí a výbor je nečinný,
- nebo jsou rozhodnutí v rozporu se stanovami přijímána mimo regulérní jednání výboru a jsou proto neplatná,
- nebo je řízení práce výboru značně neodborné a bez znalosti stanov platných,
- nebo se jedná o kombinaci uvedených nedostatků.

Ve všech případech platí, že mohou být společenstvím napadnuty výdaje spojené s neschválenými kroky některých členů výboru. Jednají-li bez platného rozhodnutí, pak po nich společenství může požadovat náhradu příslušných výdajů. To plyne z 9. bodu 6. článku platných stanov (viz výše).

Za řízení práce výboru zodpovídá podle 5. bodu 6. článku stanov předseda:

≡ NEschvalování ročních rozpočtů shromážděním

Výbor společenství trvale poručuje zákonnou povinost, což spočívá v činnosti bez schváleného rozpočtu služeb i bez schváleného rozpočtu fondu oprav. Nepředkládání rozpočtů ke schválení shromážděním lze považovat za velice závažný nedostatek v hospodaření výboru.

Výbor našeho SVJ totiž pro roky 2014 až 2016:
- NEvytvářel návrh rozpočtu služeb spojených s bydlením pro další rok,
- NEpředložil návrh toho rozpočtu k projednání a schválení shromážděním,
- NEvytvářel návrh výše měsíčních záloh na služby spojené s bydlením,
- NEpředložil návrh těchto záloh k projednání a schválení shromážděním ani
- NEinformoval shromáždění o plnění tohoto rozpočtu za předchozí rok.

Výbor našeho SVJ dále pro roky 2014 až 2016:
- NEvytvářel návrh rozpočtu akcí hrazených z fondu oprav pro další rok,
- NEpředložil návrh tohoto rozpočtu k projednání a schválení shromážděním,
- NEvytvářel návrh výše měsíčních příspěvků do fondu oprav,
- NEpředložil návrh těchto příspěvku k projednání a schválení shromážděním ani
- NEinformoval shromáždění o plnění tohoto rozpočtu za předchozí rok.

Tento nedostatek lze doložit nahlédnutím do zápisů ze shromáždění za roky 2016, 2015 a 2014. NEzařazování návrhů ročních rozpočtů na program shromáždění je zásadní organizační chybou předsedy výboru. Důsledkem tohoto pochybení je nebezpečí budoucího zpochybnění účelnosti výdajů z fondu oprav za roky 2014 až 2016. Z toho následně plyne nebezpečí zpětného vymáhání společenstvím neschválených výdajů na členech výboru, kteří se osobně podíleli na objednání akcí uhrazených z fondu oprav. Občanský zákoník a navazující Nařízení vlády 366/2013 Sb. určují zákonná rozpočtová pravidla platná pro SVJ.

≡ NEexistence směrnice o oběhu přijatých faktur

Výbor našeho společenství dlouhodobě neplní zákonnou povinost spočívající ve vytvoření a užívání jednoznačných interních pravidel pro kontrolu a proplácení faktur došlých od dodavatelů. Důsledkem tohoto nedostatku může být:
- neúplná či nesprávná identifikace dodavatele nebo objednatele,
- neurčení odpovědnosti za proplaceni faktury s formálními chybami,
- neoprávněné či chybně dodavatelem vyplněné položky faktury,
- fakturace, která je v rozporu s podmínkami smlouvy nebo objednávky,
- neurčení odpovědnosti za proplaceni faktury s chybnými položkami,
- platby, které převyšují ceny dojednané ve smlouvě či objednávce a
- sankce za vady zjištěné při kontrole finančním úřadu.

Tento nedostatek lze vyvrátit předložením interní směrnice a zápisů z jednání výboru, kde o ní bylo jednáno a kde byla schválena. Nedostatek lze naopak doložit existencí uhrazených faktur, které obsahují různé druhy chyb. NEexistence interních pravidel o oběhu přijatých faktur je manažerskou chybou předsedy výboru. Konkrétní pravidla likvidace a úhrad přijatých faktur mají být stanoveny ve formě interní směrnice.

Je zcela nesprávné proplácet faktury, které mají vady a až potom se u dodavatelů domáhat jejich opravy. Faktury obsahující formální nebo obsahové chyby je nutné vždy vracet dodavatelům a trvat na jejich opravě. K úhradě lze faktury předat teprve až jsou bez závad.

≡ NEschvalování účetních závěrek

Výbor našeho společenství po celá léta neplní zákonnou povinost, která spočívá v zajištění schválení roční účetní závěrky shromážděním. Tento nedostatek lze spatřovat v tom, že výbor každoročně nezajišťuje:
- připravu podkladů potřebných k projednání účetní závěrky,
- předání podkladů k účetní závěrce s předstihem členů SVJ,
- zařazení schválení účetní závěrky na program shromáždění,
- projednání podkladů o účetní závěrce shromážděním SVJ,
- hlasování shromáždění k rozhodnutí o schválení účetní závěrky,
- finalizaci usnesení o schválení účetní závěrky (včetně příloh) a
- vložení usnesení o schválení účetní závěrky do obchodního rejstříku.

Tento nedostatek lze doložit nahlédnutím do zápisů z jednání shromáždění za roky 2016, 2015, 2014, 2013 a zřejmě i dříve. Nedostatek lze zároveň doložit nahlédnutím do sbírky listin obchodního rejstříku, kde jsou místo usnesení o schválení účetních závěrek vloženy pouze přílohy k účetním závěrkám. Tyto navíc neobsahují jméno a podpis osoby, která je vyhotovila ani jméno a podpis předsedy výboru našeho SVJ. NEschvalování účetních závěrek shromážděním je manažerskou chybou předsedy výboru. Konkrétní postup účetní závěrky má mít každé SVJ definován v interní směrnici.

Členům SVJ tak opakovaně nebyly na shromáždění předloženy a vysvětleny údaje o celkové finanční situaci našeho společenství. Členům SVJ tím nebylo umožněno posoudit finanční stav SVJ, klást dotazy k údajům o hospodaření ani schválit či odmítnout hospodaření výboru za předchozí rok. Členové SVJ tím byly zkráceni na svých základních právech daných občanským zákoníkem.